excel表格的11招必学秘技：

也许你已经在Excel中完结过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel悉数技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些不为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。

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方法/步骤

　　一、让不同类型数据用不同颜色显现

　　在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“赤色”显现，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显现，低于1000元的工资总额以“棕色”显现，其它以“黑色”显现，我们能够这样设置。

　　1.翻开“工资表”作业簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，翻开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，翻开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“赤色”。

　　2.按“添加”按钮，并模仿上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”;小于1000，字体设置为“棕色”)。

　　3.设置完结后，按下“确定”按钮。

　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显现出来了。

　　二、树立分类下拉列表填充项

　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了坚持名称的一致性，利用“数据有效性”功用建了一个分类下拉列表填充项。

　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个别企业”等)分别输入不同列中，树立一个企业名称数据库。

　　2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

　　模仿上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个别企业”……

　　3.切换到Sheet1中，选中需求输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，翻开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“答应”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个别企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。

　　再选中需求输入企业名称的列(如D列)，再翻开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。

　　4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需求的企业名称填入该单元格中。

　　提示：在以后打印报表时，如果不需求打印“企业类别”列，能够选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

　　三、树立“常用文档”新菜单

　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的作业簿文档添加到其中，方便随时调用。

　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，翻开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。

　　2.再在“类别”下面任选一项(如“刺进”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并模仿上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，树立第一个作业簿文档列表名称。

　　重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

　　3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→翻开”选项，翻开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的作业簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该作业簿文档。

　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的作业簿文档超链接起来。

　　4.以后需求翻开“常用文档”菜单中的某个作业簿文档时，只需展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

　　提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“刺进”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“刺进超链接”按钮的功用。

　　四、制造“专业符号”工具栏

　　在编辑专业表格时，常常需求输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们能够制造一个属于自己的“专业符号”工具栏。

　　1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，翻开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏作业簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需求的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完结宏的录制。

　　模仿上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

　　2.翻开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在作业区中出现一个工具条。

　　切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

　　3.选中其中一个“自定义按钮”，模仿第2个秘技的第1点对它们进行命名。

　　4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，翻开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

　　重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

　　5.关闭“自定义”对话框，以后能够像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

五、用“视面管理器”保存多个打印页面

　　有的作业表，常常需要打印其间不同的区域，用“视面管理器”吧。

　　1.翻开需要打印的作业表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“躲藏”选项，将不需要打印的行(或列)躲藏起来。

　　2.履行“视图→视面管理器”指令，翻开“视面管理器”对话框，单击“增加”按钮，弹出“增加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。

　　3.将躲藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“增加”好其它的打印视面。

　　4.今后需要打印某种表格时，翻开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，作业表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，全部就OK了。

　　六、让数据按需排序

　　如果你要将员工按其地点的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。

　　1.履行“格局→选项”指令，翻开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“增加”和“确定”按钮退出。

　　2.选中“部门”列中任意一个单元格，履行“数据→排序”指令，翻开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其间的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮回来，一切数据就按要求进行了排序。

　　七、把数据完全躲藏起来

　　作业表部分单元格中的内容不想让阅读者查阅，只好将它躲藏起来了。

　　1.选中需要躲藏内容的单元格(区域)，履行“格局→单元格”指令，翻开“单元格格局”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。

　　2.再切换到“保护”标签下，选中其间的“躲藏”选项，按“确定”按钮退出。

　　3.履行“工具→保护→保护作业表”指令，翻开“保护作业表”对话框，设置好密码后，“确定”回来。

　　经过这样的设置今后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

　　提示：在“保护”标签下，请不要铲除“确定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你躲藏起来的数据。

　　八、让中、英文输入法智能化地出现

　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?

　　选中需要输入中文的单元格区域，履行“数据→有效性”指令，翻开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“翻开”选项后，“确定”退出。

　　今后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动翻开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

　　九、让“自动更正”输入统一的文本

　　你是不是常常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

　　1.履行“工具→自动更正”指令，翻开“自动更正”对话框。

　　2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“增加”和“确定”按钮。

　　3.今后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。

　　十、在Excel中自定义函数

　　Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的一切需要。我们可以自定义一个函数，来完结一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个核算梯形面积的函数：

　　1.履行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单指令(或按“Alt+F11”快捷键)，翻开Visual Basic编辑窗口。

　　2.在窗口中，履行“插入→模块”菜单指令，插入一个新的模块——模块1。

　　3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：

　　Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

　　4.关闭窗口，自定义函数完结。

　　今后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

　　提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的作业簿中使用。

　　十一、表头下面衬张图片

　　为作业表增加的布景，是衬在整个作业表下面的，能不能只衬在表头下面呢?

　　1.履行“格局→作业表→布景”指令，翻开“作业表布景”对话框，选中需要作为布景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个作业表下面。

　　2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。

　　3.按“格局”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置今后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。

　　提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。