也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许你已使用Excel函数完成过上千次的复杂运算,也许你认为Excel也不过如此,甚至了无新意。但咱们平日里无数次重复的得心应手的运用办法只不过是Excel悉数技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一下关于Excel的别样风情。
一、让不同类型数据用不同色彩显现: 在工资表中,假如想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显现,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显现,低于1000元的工资总额以“棕色”显现,其它以“黑色”显现,咱们能够这样设置。 1.翻开“工资表”作业簿,选中“工资总额”地点列,执行“格局→条件格局”指令,翻开“条件格局”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格局”按钮,翻开“单元格格局”对话框,将“字体”的“色彩”设置为“红色”。 2.按“增加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。 3.设置完成后,按下“确认”按钮。 看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同色彩显现出来了。二、建立分类下拉列表填充项: 咱们常常要将企业的称号输入到表格中,为了保持称号的一致性,使用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在Sheet2中,将企业称号按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)别离输入不同列中,建立一个企业称号数据库。 2.选中A列(“工业企业”称号地点列),在“称号”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。 仿照上面的操作,将B、C……列别离命名为“商业企业”、“个体企业”…… 3.切换到Sheet1中,选中需求输入“企业类别”的列(如C列),执行“数据→有效性”指令,翻开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确认退出。 再选中需求输入企业称号的列(如D列),再翻开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确认退出。 4.选中C列恣意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,挑选相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业称号列表中挑选需求的企业称号填入该单元格中。 提示:在今后打印报表时,假如不需求打印“企业类别”列,能够选中该列,右击鼠标,选“躲藏”选项,将该列躲藏起来即可。 三、建立“常用文档”新菜单: 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的作业簿文档增加到其间,方便随时调用。 1.在东西栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,翻开“自定义”对话框。在“指令”标签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“指令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个称号(如“常用文档”)。 2.再在“类别”下面任选一项(如“刺进”选项),在右边“指令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操刁难它进行命名(如“工资表”等),建立第一个作业簿文档列表称号。 重复上面的操作,多增加几个文档列表称号。 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的方便菜单中,选“分配超链接→翻开”选项,翻开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,定位到相应的作业簿(如“工资.xls”等)文件夹,并选中该作业簿文档。 重复上面的操作,将菜单项和与它对应的作业簿文档超链接起来。 4.今后需求翻开“常用文档”菜单中的某个作业簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其间的相应选项即可。 提示:尽管咱们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“刺进”菜单中“超链接”菜单项和“常用”东西栏上的“刺进超链接”按钮的功能。 四、制作“专业符号”东西栏: 在修改专业表格时,常常需求输入一些特别的专业符号,为了方便输入,咱们能够制作一个属于自己的“专业符号”东西栏。 1.执行“东西→宏→录制新宏”指令,翻开“录制新宏”对话框,输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏作业簿”中,然后“确认”开端录制。选中“录制宏”东西栏上的“相对引用”按钮,然后将需求的特别符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”东西栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。 仿照上面的操作,一一录制好其它特别符号的输入“宏”。 2.翻开“自定义”对话框,在“东西栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建东西栏”对话框,输入称号——“专业符号”,确认后,即在作业区中呈现一个东西条。 切换到“指令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“指令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特别符号就拖多少个按钮)。 3.选中其间一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。 4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的方便菜单中,选“指定宏”选项,翻开“指定宏”对话框,选中相应的宏(如fuhao1等),确认退出。 重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。 5.封闭“自定义”对话框,今后能够像运用一般东西栏相同,运用“专业符号”东西栏,向单元格中快速输入专业符号了。 五、用“视面管理器”保存多个打印页面: 有的作业表,经常需求打印其间不同的区域,用“视面管理器”吧。 1.翻开需求打印的作业表,用鼠标在不需求打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后呈现的方便菜单中,选“躲藏”选项,将不需求打印的行(或列)躲藏起来。 2.执行“视图→视面管理器”指令,翻开“视面管理器”对话框,单击“增加”按钮,弹出“增加视面”对话框,输入一个称号(如“上报表”)后,单击“确认”按钮。 3.将躲藏的行(或列)显现出来,并重复上述操作,“增加”好其它的打印视面。 4.今后需求打印某种表格时,翻开“视面管理器”,选中需求打印的表格称号,单击“显现”按钮,作业表立刻按事先设定好的界面显现出来,简单设置、排版一下,按下东西栏上的“打印”按钮,一切就OK了。 六、让数据按需排序: 假如你要将员工按其地点的部门进行排序,这些部门称号既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。 1.执行“格局→选项”指令,翻开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“增加”和“确认”按钮退出。 2.选中“部门”列中恣意一个单元格,执行“数据→排序”指令,翻开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其间的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次“确认”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。 七、把数据彻底躲藏起来: 作业表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它躲藏起来了。 1.选中需求躲藏内容的单元格(区域),执行“格局→单元格”指令,翻开“单元格格局”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。 2.再切换到“维护”标签下,选中其间的“躲藏”选项,按“确认”按钮退出。 3.执行“东西→维护→维护作业表”指令,翻开“维护作业表”对话框,设置好密码后,“确认”返回。 通过这样的设置今后,上述单元格中的内容不再显现出来,便是运用Excel的透明功能也不能让其现形。 提示:在“维护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样能够防止别人删除你躲藏起来的数据。 八、让中、英文输入法智能化地呈现: 在修改表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢? 选中需求输入中文的单元格区域,执行“数据→有效性”指令,翻开“数据有效性”对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“翻开”选项后,“确认”退出。 今后当选中需求输入中文的单元格区域中恣意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动翻开,当选中其它单元格时,中文输入法自动封闭。 九、让“自动更正”输入统一的文本: 你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。 1.执行“东西→自动更正”指令,翻开“自动更正”对话框。 2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也能够是其他字符,“pcw”用小写),在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“增加”和“确认”按钮。 3.今后假如需求输入上述文本时,只要输入“pcw”字符?此刻能够不考虑“pcw”的大小写?,然后确认一下就成了。 十、在Excel中自定义函数: Excel函数虽然丰富,但并不能满足咱们的所有需求。咱们能够自定义一个函数,来完成一些特定的运算。下面,咱们就来自定义一个计算梯形面积的函数: 1.执行“东西→宏→Visual Basic修改器”菜单指令(或按“Alt+F11”方便键),翻开Visual Basic修改窗口。 2.在窗口中,执行“刺进→模块”菜单指令,刺进一个新的模块——模块1。 3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码: Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.封闭窗口,自定义函数完成。 今后能够像运用内置函数相同运用自定义函数。 提示:用上面办法自定义的函数通常只能在相应的作业簿中运用。 十一、表头下面衬张图片: 为作业表增加的布景,是衬在整个作业表下面的,能不能只衬在表头下面呢? 1.执行“格局→作业表→布景”指令,翻开“作业表布景”对话框,选中需求作为布景的图片后,按下“刺进”按钮,将图片衬于整个作业表下面。 2.在按住Ctrl键的一起,用鼠标在不需求衬图片的单元格(区域)中拖拉,一起选中这些单元格(区域)。 3.按“格局”东西栏上的“填充色彩”右侧的下拉按钮,在随后呈现的“调色板”中,选中“白色”。通过这样的设置今后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被“白色”遮盖了)。 提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。 十二、用连字符“&”来合并文本: 假如咱们想将多列的内容合并到一列中,不需求使用函数,一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。 1.在D列后面刺进两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。 2.再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。 3.选中E列,执行“复制”操作,然后选中F列,执行“修改→挑选性张贴”指令,翻开“挑选性张贴”对话框,选中其间的“数值”选项,按下“确认”按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。 4.将B、C、D、E列删除,完成合并作业。 提示:完成第1、2步的操作,合并效果已经完成,但此刻假如删除B、C、D列,公式会呈现错误。故须进行第3步操作,将公式转化为不变的“值”。 十三、生成果条: 常有朋友问“怎么打印成果条”这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的办法来完成,这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑,我在这里给出一种用函数完成的简便办法。 此处假定学生成果保存在Sheet1作业表的A1至G64单元格区域中,其间第1行为标题,第2行为学科称号。 1.切换到Sheet2作业表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。 2.再次选中A1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后,再一起选中A1至G1单元格区域,用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。 至此,成果条基本成型,下面简单修饰一下。 3.调整好行高和列宽后,一起选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成果条区域),按“格局”东西栏“边框”右侧的下拉按钮,在随后呈现的边框列表中,选中“所有框线”选项,为选中的区域增加边框(假如不需求边框,能够不进行此步及下面的操作)。 4.一起选中A1至G3单元格区域,点击“常用”东西栏上的“格局刷”按钮,然后按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有的成果条增加边框。 按“打印”按钮,即可将成果条打印出来。 十四、Excel帮你选函数: 在用函数处理数据时,常常不知道运用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能能够帮你缩小范围,挑选出合适的函数。 执行“刺进→函数”指令,翻开“刺进函数”对话框,在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”),然后单击“转到”按钮,系统立刻将与“计数”有关的函数挑选出来,并显现在“挑选函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件,即可快速确认所需求的函数。 十五、一起查看不同作业表中多个单元格内的数据: 有时,咱们修改某个作业表(Sheet1)时,需求查看其它作业表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容,能够使用Excel的“监督窗口”功能来完成。 执行“视图→东西栏→监督窗口”指令,翻开“监督窗口”,单击其间的“增加监督”按钮,展开“增加监督点”对话框,用鼠标选中需求查看的单元格后,再单击“增加”按钮。重复前述操作,增加其它“监督点”。 今后,无论在哪个作业表中,只要翻开“监督窗口”,即可查看所有被监督点单元格内的数据和相关信息。 十六、为单元格快速画边框: 在Excel 2002以前的版本中,为单元格区域增加边框的操作比较麻烦,Excel 2002对此功能进行了全新的拓宽。 单击“格局”东西栏上“边框”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“绘图边框”选项,或许执行“视图→东西栏→边框”指令,展开“边框”东西栏。 单击东西栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需求增加边框的单元格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。 提示:①假如画错了边框,没关系,选中东西栏上的“擦除边框”按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就能够清除掉错误的边框。②假如需求画出不同色彩的边框,能够先按东西栏右侧的“线条色彩”按钮,在随后弹出的调色板中选中需求的色彩后,再画边框即可。③这一功能还能够在单元格中画上对角的斜线。 十七、控制特定单元格输入文本的长度: 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或许在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要完成这一功能,对Excel来说,也并不难。 例如咱们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,咱们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以,咱们能够单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中挑选“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中挑选“等于”,且“长度”为“4”。一起,咱们再来到“犯错警告”卡片中,将“输入无效数据时显现的犯错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中别离填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。 很显然,当假如有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel就会弹出示的警告对话框,告诉你犯错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。奇特吧?其实,在Excel的“数据有效性”判断中,还有许多特别类型的数据格局可选,比方“文本类型”啊,“序列大小”啊,“时间远近”啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。 十八、成组填充多张表格的固定单元格: 咱们知道每次翻开Excel,软件总是默认翻开多张作业表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互相关的表格中和谐作业。要和谐相关,当然首先就需求同步输入。因此,在很多情况下,都会需求一起在多张表格的相同单元格中输入相同的内容。 那么怎么对表格进行成组修改呢?首先咱们单击第一个作业表的标签名“Sheet1”,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(假如咱们想相关的表格不在一起,能够按住Ctrl键进行点选)。此刻,咱们看到Excel的标题栏上的称号呈现了“作业组”字样,咱们就能够进行对作业组的修改作业了。在需求一次输入多张表格内容的单元格中随意写点什么,咱们发现,“作业组”中所有表格的同一方位都显现出相应内容了。 但是,仅仅同步输入是远远不够的。比方,咱们需求将多张表格中相同方位的数据统一改动格局该怎么办呢?首先,咱们得改动第一张表格的数据格局,再单击“修改”菜单的“填充”选项,然后在其子菜单中挑选“至同组作业表”。这时,Excel会弹出“填充成组作业表”的对话框,在这里咱们挑选“格局”一项,点“确认”后,同组中所有表格该方位的数据格局都改动了。 十九、改动文本的大小写: 在Excel中,为表格处理和数据运算供给最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函数。不要以为Excel中的函数仅仅针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Excel都有对它修改的特别函数。例如改动文本的大小写。 在Excel 2002中,至少供给了三种有关文本大小写转化的函数。它们别离是:“=UPPER(源数据格)”,将文本悉数转化为大写;“=LOWER(源数据格)”,将文本悉数转化成小写;“=PROPER(源数据格)”,将文本转化成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大写等。例如,咱们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”,然后在方针单元格中输入“=UPPER(A1)”,回车后得到的结果将会是“EXCEL”。相同,假如咱们在A3单元格中输入“mr.weiwei”,然后咱们在方针单元格中输入“=PROPER(A3)”,那么咱们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符: 除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省事的办法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比方员工名单、籍贯等信息。 假如咱们想快速从A4单元格中提取称谓的话,最好运用“=RIGHT(源数据格,提取的字符数)”函数,它表示“从A4单元格最右侧的字符开端提取2个字符”输入到此方位。当然,假如你想提取姓名的话,则要运用“=LEFT(源数据格,提取的字符数)”函数了。还有一种情况,咱们不从左右两头开端,而是直接从数据中间提取几个字符。比方咱们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时,就只须在方针单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就能够了。意思是:在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符,也便是第4和第5两个字。 二十一、把基数词转化成序数词: 将英文的基数词转化成序数词是一个比较复杂的问题。由于它没有一个十分固定的模式:大多数的数字在变成序数词都是运用的“th”后缀,但大凡是以“1”、“2”、“3”结束的数字却别离是以“st”、“nd”和“rd”结束的。而且,“11”、“12”、“13”这3个数字又不相同,它们却仍然是以“th”结束的。因此,完成起来好像很复杂。其实,只要咱们理清思路,找准函数,只须编写一个公式,就可轻松转化了。不信,请看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串,不过含义却很明确:①假如数字是以“11”、“12”、“13”结束的,则加上“th”后缀;②假如第1准则无效,则查看最后一个数字,以“1”结束运用“st”、以“2”结束运用“nd”、以“3”结束运用“rd”;③假如第1、2准则都无效,那么就用“th”。因此,基数词和序数词的转化完成得如此轻松和方便。 二十二、用特别符号补齐位数: 和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”,那便是将金额中的空位补齐,或许在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实,在Excel中也有类似的输入办法,那便是“REPT”函数。它的基本格局是“=REPT(“特别符号”,填充位数)”。 比方,咱们要在中A2单元格里的数字结束处用“#”号填充至16位,就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;假如咱们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位,就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,假如咱们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充,则需求改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;假如你还嫌不够专业,要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话,那就改为:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能满足你的要求。 二十三、创立文本直方图: 除了重复输入之外,“REPT”函数另一项衍生应用便是能够直接在作业表中创立由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单,便是使用特别符号的智能重复,按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。 比方咱们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显现区,将“G列”则作为直方图中“超预算”的显现区。然后根据表中已有结果“D列”的数值,用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下: 在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖动填充柄至G14。咱们看到,一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前,方便直观,简单明了。 二十四、计算单元格中的总字数: 有时候,咱们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需求计算单元格中的总字数。要解决这个问题,除了使用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外,还要动用“TRIM”函数来删除空格。比方现在A1单元格中输入有“how many words?”字样,那么咱们就能够用如下的表达式来帮忙: “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创立一个新字符串,并且使用“TRIM”函数删除其间字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空格”的数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。 二十五、关于欧元的转化: 这是Excel 2002中的新东西。假如你在安装Excel 2002时挑选的是默认方式,那么很可能不能在“东西”菜单中找到它。不过,咱们能够先挑选“东西”菜单中的“加载宏”,然后在弹出窗口中勾选“欧元东西”选项,“确认”后Excel 2002就会自行安装了。 完成后咱们再次翻开“东西”菜单,单击“欧元转化”,一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转化的窗口就呈现了。与Excel的其他函数窗口相同,咱们能够通过鼠标设置货币转化的“源区域”和“方针区域”,然后再挑选转化前后的不同币种即可。所示的便是“100欧元”别离转化成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然,为了使欧元的显现更显专业,咱们还能够点击Excel东西栏上的“欧元”按钮,这样所有转化后的货币数值都是欧元的样式了。