使用外部链接（将一个工作簿链接到另一个工作簿中的数据）可以是一个好主意，也可以是一个可怕的主意。这完全取决于您的操作方式。

如果您将数据保存在数据库工作簿中，然后在一个或多个报告工作簿中报告数据，则是一个好主意。这使您可以一次更新数据并多次使用。

但是，要使此想法有效，您需要正确设置链接。因此，让我们看看如何做到这一点……

打开两个新的工作簿。将一个另存为Database.xls，将另一个另存为Report.xls。在Database.xls中，分别在单元格A1到A3中输入值1、2和3。在Report.xls中，为显示的单元格输入以下公式：

A1：= SUM（[Database.xls] Sheet1！$ A $ 1：$ A $ 3）

当您按Enter键时，单元格A1显示6，即1 + 2 + 3的总和。现在保存两个工作簿，然后关闭Report.xls。

在Database.xls中，在工作表的顶部插入两行，以便您的数据在A3：A5范围内。现在再次打开Report.xls。重新计算时，报表的单元格A1现在将显示值1，因为Report.xls单元格A1中的公式仍引用范围A1：A3。

当然，这是一件坏事。

若要解决此问题，我们在Database.xls中为数据分配一个范围名称，然后在Report.xls中的公式中使用范围名称-而不是单元格引用。要分配范围名称，请在Database.xls中选择数据范围（A3：A5），然后…

在New Excel中，选择“公式”，“定义的名称”，“定义名称” ...

在Classic Excel中，选择“插入”，“名称”，“定义” ...

… 在对话框中输入数据作为名称，然后选择确定。

在Report.xls中，用此公式替换显示的单元格的公式：

A1：= SUM（Database.xls！Data）

并保存两个工作簿。

现在，您可以将Database.xls中的数据范围移动到工作簿中所需的任何位置，Report.xls中的公式将继续返回正确的结果。

这是教训：当一个工作簿中的公式引用另一工作簿中的范围时，请始终引用范围名称，而不要引用单元格地址。

但是，这还不是故事的结局。这是因为即使我们报告中的公式使用范围名称，我们的链接仍然可能存在其他问题。我们将在设置范围名称以将报表连接到Excel数据库的第2部分中讨论这些问题及其解决方案。